Ambar - Sistemas Administrativos

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Nuevo artículo

La pantalla de Nuevo Artículo, permite incorporar al sistema la ficha de los artículos, para poder manejarlos posteriormente en la pantalla de facturación y otras. Se habla de ficha, ya que una vez incorporados al sistema, el manejo de la existencia se hace por otros medios, y no es necesario ingresar el artículo nuevamente al sistema cada vez que se incorpore existencia.

Para abrir la pantalla de nuevo artículo, se pulsa el botón de "Inventario" en la pantalla principal del Ambar, en el menú que se despliega se pulsa la opción "Nuevo Artículo". La imágen de este procedimiento puede verse haciendo click aqui.

Una vez hecho el procedimiento anterior, puede verse una pantalla similar a la siguiente:

Atención: la pantalla de nuevo artículo tiene una serie de campos parametrizados, los cuales no están activos por omisión cuando se instala Ambar. Cuando se activan todas las funcionalidades parametrizadas, la pantalla de Nuevo Artículo luce como sigue:

Ingrese los datos del artículo en los campos siguientes:

  • Código: ingrese el código del artículo, en caso de tener una lectora de códigos de barras, puede usarla para ingresar dicho código en este campo. Para saber como usar una lectora de códigos de barras, haga click aqui

  • Nombre: ingrese en este campo el nombre del artículo, este mismo nombre será usado posteriormente como el nombre del artículo para la factura

  • Precio (Bs.), Precio #1, Precio #2.... : use este campo para ingresar el precio de venta (P.V.P.) del artículo, recuerde que el precio debe ingresar IVA incluido o sin IVA, dependiendo de como ha sido configurada dicha funcionalidad parametrizada en el panel de configuración general. Note que el titulo del campo indica si debe ser "IVA incluido" o "Sin IVA". Múltiples precios: esta opción permite darle al artículo más de un precio, que pueden ser dos o tres más, y usar dichos precios a la hora de facturar. El significado de los precios puede darselos usted mismo, por ejemplo, pudiera darle dos precios a los artículos y darle el significado al primero de precio al detal y al segundo precio al mayor. Para saber como cambiar la cantidad de precios por artículo, haga click aqui

  • Precio minimo (Bs.): en este campo se debe ingresar el precio minimo del artículo, es usado para restringir el precio de venta al momento de la facturación

  • Existencia: ingrese en este campo la cantidad de artículos que estan en inventario. Puede ingresar montos de existencia con decimales, para los casos donde el artículo no se vende por unidad, sino por peso, volumen, etc. Esta existencia puede ser negativa solo si se activa la función parametrizada de existencia en negativo

  • Existencia minima aceptable: permite indicar el minimo crítico que se espera tenga la existencia (cantidad) del artículo en el inventario. Esto no limita la facturación del artículo, puede seguirse facturando el artículo aun cuando la existencia esté por debajo de este minimo, pero permite hacer busquedas filtradas a solo los artículos que tengan su existencia por debajo del minimo. Puede hacerse cero este campo y este artículo no será considerado para entrar en dichas busquedas. Haga click aqui para saber como activar o desactivar esta funcionalidad parametrizada

  • Mano de obra / Servicio: indica que el artículo ingresado no va a requerir control de existencia (o no aplica), lo que significa que la existencia siempre será cero, siempre podrá ser facturado (con cantidad = 1), no podrá ser incluido en una compra, y no será posible ajustar su existencia.

  • Existencia ilimitada: permite marcar algunos artículos como de existencia ilimitada, es decir, el sistema no va a llevar ningún control de la existencia en este artículo, la cantidad en existencia siempre será cero, y a pesar de esto, siempre será posible facturar el artículo

  • Tipo, marca, modelo... (Agrupadores): seleccione en cada agrupador activado, el nombre de agrupador que corresponde al artículo a ingresar, en caso de que el agrupador no aplique al artículo siendo ingresado, seleccione "(... no definido)", el cual significa que dicho agrupador no tiene relación con el artículo. Por omisión, la edición para Control de Inventario tiene activos los agrupadores de Tipo, marca y modelo, pero es posible activar cualquiera de los agrupadores que están disponibles en el sistema. Para saber de cuales agrupadores se dispone y como activarlos o desactivarlos haga click aqui. Para saber más acerca de que significa un agrupador haga click aqui. Más abajo en esta misma página hay más información acerca de los agrupadores

  • Iconos: indique en esta lista el icono que desea que represente al artículo en la pantalla de facturación, en la pantalla inicialmente muestra 5 iconos, pero pueden verse muchos más moviendo la lista de derecha a izquierda usando la barra de desplazamiento (scroll) ubicada en la parte inferior de la lista. Si no desea que el artículo tenga icono, marque la primera opción de la lista a la izquieda "Sin Icono". Más abajo en esta misma página hay información sobre como administrar (quitar o poner) los iconos en esta lista

  • Descripción: indique en este campo un comentario o descripción del artículo. Esta descripción es para uso interno de la empresa y no se refleja en la factura (el nombre es lo que se imprime en la factura)

Agrupadores

La pantalla de Nuevo Artículo tiene una función adicional a parte de ingresar la ficha de artículo, tiene la función de permitir la creación, modificación y la eliminación de nombres de agrupador. Cada agrupador tiene exactamente las mismas funciones y tiene la misma estructura.

El cuadro de selección permite elegir un nombre de agrupador para asignarselo al artículo, haga click en el botón del cuadro de selección para mostrar una lista con los nombres ingresados anteriormente.

En caso de que el nombre no se encuentre en la lista desplegada, simplemente escriba el nuevo nombre que necesita en el cuadro de selección, cuando se ingresa el artículo, también se ingresa el nuevo nombre de agrupador.

Si desea modificar un nombre, busque el nombre en la lista, seleccionelo, y pulse el botón "Renombrar", se abrirá una pantalla preguntando el nuevo nombre, indiquelo, pulse "Aceptar", y el nombre será cambiado. Hay una limitación con esta acción, el nuevo nombre indicado no debe estar ya ingresado en la lista de nombres del agrupador, es decir, no debe estar repetido.

Para borrar un nombre de agrupador, seleccione o ingrese el nombre en el cuadro de selección, y pulse "Eliminar". Esta acción solo es posible si el nombre no está asignado a ningún artículo.

Iconos

Por omisión, cuando se instala Ambar se instalan también todos los iconos, aunque tener variedad es bueno, es posible que algunos iconos simplemente no apliquen en su negocio, por ejemplo, si usted no vende bebidas alcoholicas, es posible que los iconos relacionados le estorben y desee quitarlos.

Para ello Usted debe hacer click con el botón derecho del ratón sobre a lista de iconos y aparecerá un menú flotante con una lista de categorias de iconos, los iconos mostrados son los que tienen la marca de verificación a la izquierda, para quitarlos simplemente haga click sobre el nombre de la categoria y los iconos de dicha categoria serán removidos de la lista.

Si desea restaurar los iconos que fueron removidos, haga click nuevamente en el nombre de la categoria que fue removida, y la marca de verificación reaparecerá, junto con los iconos respectivos

Temas relacionados

Buscar artículo

Modificar/actualizar artículos

Eliminar artículos

Agrupadores

Facturar artículos

Funcionalidades parametrizadas

Códigos de barras

Preguntas frecuentes
¿Es posible usar una lectora de códigos de barra para ingresar los artículos?
  Si, la lectora puede leer el código del artículo y puede usarlo en el sistema, pero el resto de los datos del artículo (nombre, existencia, descripción, etc) deben ser ingresados por el usuario
   
¿Es obligatorio el uso de agrupadores?
 
No, no es obligatorio, de hecho pueden ser quitados todos sin problemas, desmarcando todos los cuadros de selección en la pantalla de configuración-inventario, pero esto solo es recomendable si todos sus artículos tienen código de barras o si son pocos los artículos a manejar
   
¿Es necesario re-ingresar el artículo cada vez que llega mercancia a la empresa?
 
No, no debe volver a la pantalla de nuevo artículo cuando llega existencia, en nuevo artículo solo debe ingresarse el artículo una vez para crearle la ficha en el sistema, y después debe usarse una de la opciones de manejo de existencia, para ingresar o egregar existencia del inventario
   
Hay iconos que yo jamas voy a usar, por ejemplo, yo no vendo bebidas alcoholicas: ¿puedo quitarlos de la lista?
 
Si, es posible quitar iconos de la lista de iconos mostrada en nuevo artículo, para saber como hacerlo haga click aqui

El programa Ambar, en todas sus ediciones, elaborados por ing. Gerardo Sánchez